Logística - Costos e importancia de una buena planificación

En cuanto a logística se refiere, hay mucho para hablar, pero el enfoque que me gustaría compartir con usted amigo lector, son los siguientes puntos:

Importancia de una buena planificación de importaciones.

Para dar inicio a este punto, es importante pensar en todos los insumos y materias primas que voy a necesitar tener en planta durante el periodo de tiempo que me sea más conveniente o el tiempo que el bolsillo de la empresa pueda aguantar para tener un stock hasta la siguiente compra.

Para lograr esto debo manejar y negociar los tiempos de entrega de cada cosa que quiera importar. Una mala planificación puede significar el quiebre de stock de algún insumo y por ende dejar de producir productos que utilicen dicho ítem.

Mi sugerencia al hacer un cronograma de compras de insumos y MP sería agregar al tiempo estimado de entrega un par de semanas más como colchón de tiempo para imprevistos (atrasos de buques pir tormentas, imprevistos en aduanas, imprevistos en trasbordos de mercaderías, etc.).

Verificación de ubicaciones de cada proveedor, de ruteos y seguimiento de la carga.

Es importante estudiar la ubicación de cada proveedor para luego verificar si la ruta utilizada para el transporte de mis insumos y mi MP son los mejores y los más económicos. Al hacer una verificación de estos puntos podríamos toparnos con alguna sorpresa y esto tal vez pueda significar un ahorro importante para la empresa y una mejor gestión.

Hacer el seguimiento periódico a nuestras cargas es muy importante, para esto debemos estar en contacto con nuestro agente cada vez que sea necesario para tener un status de nuestra carga. Hacer este seguimiento puede ayudarnos a prever retrasos y hacer compras de emergencia, adelantar trámites con nuestro despachante en la aduana local, solucionar problemas que puedan surgir con las documentaciones para la importación, etc.

Por último, vale mencionar que los costos logísticos y de importación tienen un costo muy elevado para cualquier empresa, y si estamos trabajando en un rubro en el cual los costos de producción deben ser muy competitivos, vale la pena revisar el historial de importaciones y si los costos estan acorde a lo que debe ser o si estamos pagando algo demás que se pueda mejorar en un futuro cercano. Al sumar cada ahorro podemos tener una cifra muy elevada que se puede invertir en otras cosas.

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Control de Calidad y su importancia

Primeramente, para decir que tenemos un control de calidad de un producto debemos saber qué  atributos de nuestro producto vamos a controlar (idealmente debemos tener una ficha del producto con sus medidas, colores, porcentajes de mezclas químicas, etc. por cada producto que fabriquemos), es decir, debemos tener ciertos parámetros los cuales vamos medir o controlar. Entonces, para cada producto hay que saber qué medida tiene, en qué se empaca, cómo debe estar empacado, el color del producto, espesor, etc.

Dentro de un proceso productivo siempre pueden ocurrir errores en la producción por diferentes factores, ya sea que tengamos un proceso artesanal manual, semiautomático o automático.

Si medimos y analizamos nuestros procesos productivos podemos identificar de raíz el factor que está haciendo que algo salga mal dentro del proceso y tomar las medidas correspondientes para mejorar y evitar que eso se genere nuevamente o al menos disminuir el riesgo.

Las causantes de errores de calidad pueden ser las siguientes (y pueden haber muchas más):

- Falta de inspección de la materia prima y/o insumos.

- Errores humanos como desatención, indiferencia a lo que está mal.

- Mala configuración de las máquinas involucradas en el proceso.

- Errores de colores, de medidas, etc.

La importancia de un control de calidad es grande debido a que si no se detectaron errores en el producto durante el proceso de fabricación, el control de calidad debe medir, probar e inspeccionar visualmente lo que sea necesario para asegurar que un lote de productos es bueno y que funciona de acuerdo a las especificaciones del fabricante.

El control de calidad puede ser aleatorio o 100%. Dependiendo del tipo de proceso y del nivel de profesionalización que tiene nuestro personal sabremos qué tipo de control debemos implementar.

Si lo analizamos desde el punto de vista de costos, el control de calidad debe asegurarse de que de nuestra fábrica no salga ni un solo producto malo para que evitemos tener sobrecostos operativos ya que una devolución de un lote de producto significa pagar flete de vuelta para traer el producto malo, reponer la misma cantidad de productos, pagar de vuelta mano de obra para volver a fabricar ese lote de productos, y debemos analizar si se puede recuperar el producto devuelto, si es factible entonces también debemos pagar mano de obra para recuperar esos productos.

También es importante impartir una cultura de trabajo de la empresa. Es necesario hacer entender a cada uno de nuestros colaboradores la importancia que tiene hacer bien las cosas y por sobre todo hacerlo una sola vez. Haciendo esto podemos concienciar al personal e incrementar en algún porcentaje la mejora de nuestros procesos productivos.

En fin, el control de calidad es muy importante y juega un papel importante asegurando que no lleguen productos en mal estado al cliente final, así también se cuida el prestigio de la empresa para la cual trabajamos.

**OBS: Existen varias filosofías de calidad que puede uno revisar. Textos acerca del tema hay en abundancia. Autores de referencia conocidos como los Gurus de la calidad que hablan acerca de la calidad, al control de calidad y a las técnicas de control de calidad son Edward Deming, Kaoru Ishikawa, Genichi Taguchi, Joseph M. Juran, Philip Crosby.

Plan de Mantenimiento de Máquinas

En toda empresa que existan máquinas por más pequeñas que sean o por poco compleja que sean siempre necesitarán de un mantenimiento de rutina y para poder hacer esto en lo posible debemos organizar un plan de trabajo para el mantenimiento de las máquinas.

Si una línea de producción tiene maquinarias críticas dentro de su proceso de producción es importantísimo obtener ciertas informaciones acerca de la máquina, acerca del proceso productivo y la demanda anual.

Con todos estos datos, podemos estructurar un plan de mantenimiento anual. Para empezar, se debe identificar las máquinas que simplemente "no pueden parar". Usualmente, hay máquinas que son como el corazón de un proceso y si esta para, entonces toda la producción para.

Dentro de los tipos de mantenimientos existen el mantenimiento correctivo y el preventivo. El mantenimiento correctivo básicamente es aquel mantenimiento que al romperse algo o al dejar de funcionar una máquina requiere que se le de servicio.

El mantenimiento preventivo es el mantenimiento que se le hace a las máquinas y tal cual dice su nombre, para prevenir que estas se rompan o dejen de funcionar. Es decir, el mantenimiento preventivo se debe agendar en lo posible según la estimación de horas de funcionamiento o algún indicador propio de la máquina de uso.

Podemos estructurar nuestros mantenimientos en categorías como por ejemplo mantenimiento liviano, mediano y pesado.

Al mantenimiento liviano podemos atribuirle el mantenimiento de limpieza y lubricación. El mantenimiento mediano se puede atribuir a un mantenimiento un poco más específico de ciertas partes de una máquina y al mantenimiento pesado como un mantenimiento total de punta a punta de la máquina.

Para llegar a este punto, es necesario recabar del manual de instrucciones de cada equipo los mantenimientos que recomienda el fabricante y con qué frecuencia. Así también, es necesario estar preparados con los repuestos a utilizar y para esto, los repuestos hay que comprarlos muchas veces del extranjero, por lo tanto, es imperioso saber el precio de cada item a cambiar, el tiempo que tarda en llegar a la fábrica, etc.

Cuando estructuremos nuestro plan de mantenimiento, se debe consensuar con el área de producción las fechas de los mantenimientos de tal forma que les pueda dar el tiempo suficiente de fabricar los pedidos que se deberían fabricar dentro del período que requiere el mantenimiento de la máquina en cuestión.

Es importante también preparar fichas por cada máquina y si en mi manual de instrucciones no viene muy detallado, entonces, hay que aprovechar el momento del mantenimiento para recabar la información que me falta. Por ejemplo, si tengo una máquina que utiliza engranajes y no tengo datos específicos de las medidas de los dientes, el diámetro, etc. en el momento que se abre la máquina se debe hacer una toma de datos, hacer los planos correspondientes de cada parte, tomarle fotografías, determinar el tipo de material que usa y a partir de ahí ver quién puede proveerme de esa parte en el futuro. Cada vez que hago esto voy plasmando toda la información en una base de datos que normalmente puede ser una hoja de Excel o dentro de un software que la empresa haya adquirido para la gestión del área de mantenimiento.

Luego del primer año de haber practicado este sistema de trabajo, podremos plasmar el costo de mantenimiento de máquinas por año, siempre teniendo en cuenta los costos de repuestos, fletes, mano de obra, costo de oportunidad y otros costos que puedan surgir.